"Si vous pouvez bien gérer une entreprise, vous pouvez alors bien gérer n'importe quelle entreprise."
Richard Branson, entrepreneur britannique à succès, propriétaire de Virgin Group
L’une des préoccupations majeures des chefs d’entreprise est de pouvoir trouver les moyens efficaces pour assurer la bonne gestion de leurs activités. Dans cet article, nous vous partagerons notre expérience de bonnes pratiques en matière de gestion d’entreprise.
Il faut entendre par gestion d’entreprise, la capacité de l’entrepreneur à gérer les différentes ressources dont dispose son entreprise : ressources humaines, matérielles et financières. Ainsi, nous porterons notre attention sur la meilleure façon de gérer ces différentes ressources.
Gérer efficacement vos ressources humaines
Vos ressources humaines sont l’une des ressources les plus importantes de votre entreprise ; car la prospérité de toute organisation dépend fortement de la qualité des hommes qui y travaillent. Si vous parvenez à attirer et à maintenir des employés compétents, dotés de bonnes valeurs morales et dévoués à votre vision, vous avez tout pour faire de votre entreprise une entreprise prospère. Ici, tout commence par le recrutement de vos collaborateurs.
RECRUTER DES COLLABORATEURS COMPÉTENTS
Commencer par bâtir une équipe commerciale efficace
Ne l’oubliez jamais : « le client est le roi » pour toute entreprise. Sans client, il n’y a pas d’entreprise. Un entrepreneur avisé sait, de façon individuelle ou avec son équipe commerciale, attirer à la fois de nouveaux clients et les fidéliser. De cette façon, il parvient à réaliser un maximum de profits.
Vous devez, en tant qu’entrepreneur, parvenir à détecter des personnes capables de vous aider à attirer de nouveaux clients par la prospection physique ou en ligne. Ainsi, savoir vendre ou avoir une équipe d’hommes et de femmes maîtrisant les techniques commerciales (méthodes traditionnelles et le marketing digital plus récemment) est une bonne base.
Dans la pratique, cela semble difficile pour une microentreprise avec un faible capital de pouvoir attirer de telles personnes. Dans ce cas, il serait astucieux de proposer des rémunérations attirantes en fonction des résultats obtenus à des commerciaux indépendants. Par exemple, vous vendez des logiciels à 100 000 F.CFA l’unité, avec un bénéfice unitaire de 40 000 F. CFA. Vous pourriez alors proposer à votre commercial d’avoir une commission de 10 000 F.CFA par logiciel vendu. Dans ce contexte, vous faites un partenariat.
Autre possibilité : si vous connaissez quelqu’un d’honnête, partageant les mêmes valeurs morales que vous dans votre entourage et qui a de très bonnes capacités commerciales, vous pourriez lui demander de s’associer à vous et lui demander de gérer la partie commerciale de votre entreprise. En contrepartie, il faudra lui proposer un système de récompense motivant.
Encore, si vous avez les moyens, vous pourriez vous attacher les services d’une agence spécialisée dans le marketing et la vente pour vous accompagner dans le développement commercial de votre entreprise.
Ensuite, mettez en place une équipe de production compétente
Votre équipe de production va produire ce que vous offrez sur le marché. C’est le cas d’un entrepreneur dans le domaine de la couture. Vous aurez besoin d’un chef d’atelier et de quelques assistants compétents. Si vous-même, vous êtes une couturière, vous allez vous faire assister par d’autres couturiers et des apprentis. Votre équipe de production doit maîtriser les techniques nécessaires pour produire des biens et services de qualité selon les attentes des clients. Si vous voulez créer une école, il faut que vous ayez de bons formateurs. Si vous voulez créer un restaurant, il faut que vous ayez un (e) bon(ne) cuisinière.
Sans oublier de trouver une personne honnête pour gérer les entrées et les sorties d’argent de votre entreprise
Cette personne peut être vous-même, si vous êtes une microentreprise. Ou bien, recherchez une personne de confiance qui pourra avoir un regard attentif particulièrement sur les sorties d’argent.
Ainsi, comprenez que les aspects commercial, productif et financier sont des domaines à prendre en sérieux quand vous êtes en affaires.
Ensuite…
FAVORISER LA FIDÉLITÉ DE VOS COLLABORATEURS LES PLUS COMPÉTENTS
Commencer par communiquer votre vision à votre personnel
Dans les Saintes Écritures, il est mentionné que sans vision, le peuple vit dans le désordre (Lire Proverbes 29 : 18) Cela se vérifie dans la gestion d’une entreprise.
Si vous travaillez sans une véritable vision, vous gaspillerez vos ressources lorsque vous prospérez.
Sans vision claire, votre personnel fera les choses comme bon lui semble. En parlant de vision, nous parlons de ce que vous comptez apporter à la société à travers votre entreprise sur une période plus ou moins longue (au-delà de 12 mois). Votre vision doit être impactante ; c’est-à-dire qu’elle doit pouvoir apporter un plus dans l’environnement dans lequel opère votre entreprise. Après le recrutement de vos collaborateurs, vous devez impérativement leur communiquer votre vision et vos valeurs afin que cela puissent guider leurs actions au quotidien. N’oubliez surtout pas de vérifier périodiquement que votre vision et vos valeurs sont comprises et appliquées. Sans quoi, votre système de gestion de vos hommes comporte des failles .
Aussi…
Penser au bien-être et à l’épanouissement de votre personnel
Jésus-Christ énonçant la règle d’or disait « Tout ce que vous voulez que les hommes fassent pour vous, faites-le de même pour eux ».
En tant qu’entrepreneur, vous souhaitez que vos collaborateurs « mouillent le maillot » pour la réussite de vos affaires. Et vous, qu’êtes-vous prêt (e) à faire pour leur permettre de se nourrir convenablement, se soigner, avoir un habitat décent, prendre soin de leur famille, parvenir à réaliser leurs rêves ? Si vous n’êtes pas prêt (e ) à vous sacrifier pour le bien-être de vos collaborateurs, ne soyez pas surpris que cela suscite des mécontentements.
Confucius, philosophe chinois (28 septembre 551 av. J.-C. à Zou et mort le 11 avril 479 av. J.-C.) disait également “Celui qui dans ses entreprises cherche uniquement son intérêt propre excite beaucoup de mécontentement”.
Et…
Développer les capacités de travail de vos ressources humaines par la formation, des nouvelles méthodes de d’organisation et de direction
Le monde des affaires est en perpétuelle mouvement. Si vous ne donnez pas l’opportunité à vos collaborateurs de développer leurs compétences professionnelles selon les technologies actuelles de votre secteur d’activité, cela pourrait vous coûter cher. Rappelons-nous de Kodak (Kodak était l’une des entreprises leaders de la photographie jusqu’aux années 1990) qui n’a pas vu arriver la révolution du numérique ou la sous-estimer au point qu’elle a eu du mal à s’adapter à la photographie numérique dans les années 2000. En janvier 2012, Kodak a même déposé le bilan avant de pouvoir se relancer en 2013 ; mais sans grands succès, laissant sa place de leader à d’autres acteurs tels que Canon et Nikon. En effet, « Celui qui ne progresse pas chaque jour, recule chaque jour ». De plus, en fonction de l’évolution de l’environnement dans lequel évolue votre entreprise, vous devez, en tant qu’entrepreneur, apprendre à revoir l’organisation de votre entreprise tout en adoptant de nouvelles méthodes de direction.
Pour terminer…
Gérer efficacement vos ressources matérielles et financières
Pour une meilleure gestion de vos ressources matérielles et financières, vous devez disposer d’un outil très important : La comptabilité.
Parler de comptabilité peut faire fuir plusieurs personnes qui sont « allergiques » aux chiffres. Pourtant, vous ne pourriez assurer une gestion efficace, moderne et professionnelle si vous ne mettez pas en place un système comptable fiable.
En réalité, la comptabilité, c’est le fait d’utiliser les chiffres pour savoir si votre entreprise fonctionne conformément à vos attentes et si les résultats sont satisfaisants ou non. Mais comment se servir de la comptabilité pour gérer vos ressources matérielles et financières ?
Gérer vos ressources matérielles avec la comptabilité.
Les ressources matérielles concernent vos outils de travail, les équipements, vos machines, vos constructions, vos logiciels, etc. En comptabilité, les ressources matérielles sont matérialisées par des éléments désignés sous le vocable d’actifs immobilisés et les stocks (matières premières, produits finis ou marchandises).
Une meilleure gestion de vos actifs immobilisés (constructions, logiciels, équipements de travail…) demande que vous constatez leur entrée dans le patrimoine (ce que vous possédez) de votre entreprise par leur comptabilisation au prix d’achat (y compris les frais accessoires). De plus, il est important de comprendre que les actifs immobilisés dans leur majorité se détériore ou perde de leur valeur au fil du temps. Une bonne gestion implique aussi de constater la dévalorisation de vos actifs au fil du temps. Cette constatation est connue sous le vocable d’amortissement. Cette constatation est même encouragée par l’Administration fiscale afin de permettre aux entreprises de renouveler leurs équipements de travail afin de les rendre plus compétitives. Il faut le dire tout haut, peu d’entrepreneurs intègrent cette notion d’amortissement dans leur façon de gérer leur entreprise.
Vous devez également avoir un regard attentif et régulier sur les stocks de marchandises, de matières premières en suivant leur entrées et sorties de vos entrepôts et de vos magasins : C’est ce que l’on appelle la gestion des stocks.
Aussi, que ce soit vos actifs immobilisés ou vos stocks, vous devez également de manière périodique (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) procéder à leur inventaire qui consiste à leur dénombrement de façon individuelle et de constater leur niveau de détérioration.
Dans la pratique, avec l’aide d’un comptable ou d’un cabinet comptable tel que les Centres de Gestion Agrées ou d’un expert-comptable, vous pouvez mettre en place un bon système comptable pour suivre l’évolution de votre entreprise.
Au-delà de cet aspect, la comptabilité peut également vous aider à mieux gérer vos ressources financières.
La comptabilité au service d’une gestion efficace de vos ressources financières
Pour caricaturer, l’argent est le carburant de votre entreprise. L’acquisition et l’entretien de vos ressources humaines, de vos ressources matérielles ou de toute autre ressource de votre activité repose essentiellement sur le volume de vos ressources financières.
La comptabilité, à travers des outils tels que le bilan, le compte de résultat, la gestion de la trésorerie peut encore vous aider à mieux gérer vos ressources financières.
Le bilan de votre entreprise est une représentation de ce que possède (Actif) et doit (Passif) votre entreprise à un moment donné.
Pour les petites et moyennes entreprises, le bilan est assez simple et comprend les fonds disponibles sur vos comptes bancaires, en caisse, la valeur marchande (au cas où on décidait de les vendre) de ce que votre entreprise possède comme biens. Il faut aussi prendre en compte l’ensemble des dettes et des engagements que votre entreprise a.
Pour les grandes entreprises, le bilan est beaucoup plus complexe et prend en compte vos liquidités, les créances clients (c’est-à-dire ce que vous doivent vos clients), les stocks de marchandises, de matières premières, de produits finis, vos titres de participations (les actions que vous détenez dans d’autres entreprises), vos terrains, vos bâtiments, vos machines et équipements. Il faut ajouter à cela les dettes à court, moyen et à long terme, des dettes contractées auprès de vos fournisseurs, votre capital de départ, la valeur de vos actions en bourse (si votre entreprise est cotée en bourse) et les bénéfices non distribués.
Le compte de résultat, parfois appelé le compte des pertes et profits selon la traduction anglaise de Profits and Loss Statement permet de savoir si votre entreprise fait des profits ou pas.
Josh Kaufman, auteur du livre à succès Le Personal MBA nous instruit sur l’argent de votre entreprise à travers ce raisonnement : « L’argent qui rentre est important, mais ne reflète pas tout. L’argent qui rentre et qui est en trésorerie (caisse ou banque) n’est pas le profit, et c’est le profit que l’entreprise recherche.
Il est possible d’avoir beaucoup d’argent pendant un moment, mais de perdre de l’argent à chaque vente. Mais comment ?
Imaginez un revendeur de pièces détachées qui achète à crédit à son fournisseur : il reçoit son stock, mais paie le fournisseur 90 jours après. Trois mois durant lesquels les ventes marchent bien. Du coup, la situation de la trésorerie de notre revendeur de pièces détachées ne cesse d’augmenter. Pour un œil non averti, les choses semblent fonctionner à merveille.
Les 90 jours écoulés, la facture du fournisseur doit être payée. Lorsque vous faites le total de l’ensemble des recettes et des charges de fonctionnement de notre revendeur, on se rend compte que ces dernières sont supérieures aux recettes. Ainsi, nous découvrons la vérité : l’entreprise du revendeur de pièces détachées a perdu de l’argent, même si le solde de trésorerie a été largement positif pendant trois mois. Dans ce cas, s’il ne fait rien, il va finir par être à court d’argent (problèmes de trésorerie) et fermer boutique. Et cela, sans un suivi comptable rigoureux, il est très souvent difficile de s’en rende compte.
En résumé, ayez un regard attentif sur vos ressources humaines et songez à vite mettre en place un véritable système comptable si vous souhaitez voir que votre entreprise est bien gérée.
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A bientôt !